Opret en organisationskomitéen og distribuere funktioner blandt sine medlemmer. Meget nyttigt at udarbejde et groft liste over, hvad der skal gøres, og ejerskab. Formanden koordinerer arbejdet. På dette stadium er det nødvendigt at blive enige om de betingelser, hvorunder han arbejder udvalg og medarbejdere, der vil blive involveret i konferencen, uanset om de bliver betalt, eller du tiltrække frivillige.
Et meget vigtigt punkt - finansiering. Du kan tegne budget og sponsor fonde og tilskud. Der er diverse muligheder, herunder anvendelsen af deltagerne.
Beslut hvem du inviterer til en videnskabelig konference. Angiv krav til rapporter og afhandlinger. Angiv den dato, hvor de skal indsende. Estimere antallet af talere og lyttere.
Udvikle en plan for en videnskabelig konference. Som regel en eller to plenarmøder i begyndelsen og slutningen, klasser i sektioner. Der kan være andre muligheder. Det er vigtigt, at deltagerne havde mulighed for at udveksle synspunkter. Lej et værelse ønsket kapacitet.
Find ud af, hvilket udstyr har mulighed og behov for at købe. Moderne videnskabelig konference er umuligt uden teknologi. Mest sandsynligt, vil du har brug for multimedieudstyr, som kan placeres ikke kun i hallen, men også i de områder, der bliver vært for plenarmøder.
Beslut på programmet. Det bør klart fremgå tid begynder hver rapport. Konferencen selv kan konstrueres på forskellige måder, men deltagerne skal klart vide, hvor meget højttaler begynder at tale om det, der interesserer dem. Mellem rapporter kan huller i publikum skal kunne bevæge sig frit fra et afsnit til et andet og dele erfaringer.
Bestil i trykning brochurer abstracts og program. I en organisation, der beskæftiger sig med små print, gør badges. På en badge til at være en deltager navn og initialer, navnet på den organisation, han repræsenterer. I nogle tilfælde passende sted der, og navnet på konferencen.
Book souvenirs. Det kan for eksempel være, en mappe med konferenceprogrammet, abstracts og nogle souvenir udgave. For det er muligt at lave en notesblok og pen med logoet. Der er andre sæt af gaver, afhængigt af retningen af videnskabelige konferencer og finansielle muligheder for arrangørerne. Men i hvert fald, hvad du vil blive tildelt deltagere og gæster, som souvenirs, skal svare til de emner.
Hvis konferencen flere dage, så glem ikke at placere deltagerne. Ikke bedst at booke på forhånd. Beslut på hvilke betingelser, de vil skyde dig. Betaling kan ske som et middel til at organisere udvalg, samt af deltagerne. Det skal fremgå af invitationen.
Sørg hvor deltagerne vil spise og på hvilke betingelser. Ud til spisestuen, hvor dine gæster vil have morgenmad, frokost og middag, bør der være pauser mellem forelæsninger, kaffepauser.
Meget godt, hvis det er muligt at fjerne hele hotellet til en konference eller en behagelig ferie base. I dette tilfælde, vil du straks leje et værelse, et konferencerum og en række værelser, hvor du kan organisere afsnittene, samt en restaurant eller café.