Lær tema for mødet, deltagerliste, hver ring op og spørger, om der vil være nogen kontor på mødet. Sommetider denne slags møder deltagerne lave præsentationer og rapporter. I dette tilfælde skal det rum giver et tilstrækkeligt antal forretninger, computer projektionsskærm.
Sørg for, at de tabeller havde alt vi nødvendige - glas og flasker mineralvand, en pen og et ark brevpapir. Selv hvis alle mødedeltagere - mænd bør ikke sættes på bordet askebæger, så for ikke at lide dem, der ikke ryger.
Overvej de spørgsmål, der vil blive opført på dagsordenen for mødet. De skal være således, at løse undervejs er ikke mulig. Overveje den optimale rækkefølge af højttalere til at behandle spørgsmål på mødet var dækket med maksimal fylde. Gør dagsorden og læse den fra sessionen. Hvis de har nogen tilføjelser og justeringer, der gør dem, hvis det er nødvendigt.
I processen med at løse det alvorlige problem med mødedeltagerne kan lave præsentationer. Bed dem om at indsende abstracts og også sende dette dem til dem, der vil deltage i mødet. De kan stille analytiske eller statistisk materiale om de spørgsmål.
Hvis de er alvorlige og talrige, giver det mening at udstyre en separat plads til en sekretær, der registrerer alt, hvad der er blevet foreslået som et resultat af diskussionen.